Como a University of Southern California (USC) aprimorou a inclusão para eventos presenciais e virtuais

Desafio: encontrar uma solução de tradução econômica e fácil de usar

A University of Southern California (USC) recebe um corpo estudantil diversificado, com estudantes internacionais de mais de 130 países, compreendendo mais de 25% de sua população. O programa de orientação da USC visa promover conexões entre estudantes e suas famílias por meio de experiências inclusivas, alinhando-se aos valores fundamentais da universidade de integridade, excelência, diversidade, equidade, inclusão, bem-estar, comunicação aberta e responsabilidade.

No entanto, a USC enfrentou um desafio significativo: a limitação de acomodações para estudantes que precisavam de transcrição ou tradução durante eventos ao vivo impediu sua missão de criar uma experiência estudantil equitativa. Esses pessoalmente serviços de tradução são muito caros e atendem apenas às necessidades dos estudantes que fazem uma solicitação muitos dias antes do evento.

Eles também receberam vários pedidos de tradutores para acompanhar um convidado quando eles foram separados de seus alunos durante os eventos. Eles não tinham pessoal, orçamento ou capacidade para atender a todas as necessidades durante as apresentações ao vivo, o que significa que famílias que não falavam inglês não podiam se envolver totalmente no processo de orientação.

Eles queriam a capacidade de promover um serviço de tradução em seus materiais de marketing que estivesse disponível sem exigir que um aluno ou convidado solicitasse o serviço com antecedência para aprimorar a experiência geral e tornar todos os eventos presenciais mais acessíveis.

Garantir que os hóspedes possam participar junto com seus alunos é importante para a equipe da USC, pois ter uma rede de apoio engajada facilitou a transição para a universidade. No entanto, a USC não tinha dados confiáveis sobre com que frequência ou em quais idiomas os serviços de tradução eram desejados, o que dificultava o planejamento.

Eles queriam uma solução que facilitasse tradução ao vivo em vários idiomas, permitindo que os participantes acessem legendas ou áudio em seu idioma preferido. Além disso, eles buscavam um sistema que se integrasse perfeitamente à sua plataforma de gerenciamento de eventos existente, a Cvent, e oferecesse suporte a eventos virtuais e presenciais.

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Solução: transformando eventos com o Wordly

A USC selecionou a solução de tradução e legendagem de IA ao vivo da Wordly para ajudar a apoiar seus programas de orientação. A plataforma elimina a necessidade de intérpretes humanos ou equipamentos especializados, oferecendo uma maneira simples e econômica de fornecer tradução em tempo real em vários idiomas.

Os participantes podem selecionar facilmente seu idioma preferido usando seus smartphones ou computadores, acessando áudio ou legendas em tempo real. O modelo de preços com tudo incluído da Wordly foi particularmente atraente, permitindo que a USC oferecesse uma ampla variedade de idiomas sem incertezas ou custos adicionais.

A USC usou o Wordly para apoiar orientações presenciais, especialmente as sessões direcionadas aos membros da família, bem como muitos webinars ao vivo hospedados pelas ferramentas Attendee Hub e Studio Advanced da Cvent.

“O uso do Wordly nos permite alinhar nossos programas aos valores unificadores da USC de diversidade, equidade e inclusão. Podemos dizer aos participantes com confiança que serviços de legendas e tradução com inteligência artificial estarão disponíveis.” — Christine D'Arcy, analista de negócios e administradora de eventos

Até o momento, a USC ofereceu mais de 50 horas de Legendas de IA e tradução por meio do Wordly, usada por mais de 700 participantes. Isso inclui dois webinars de orientação transmitidos ao vivo em novembro de 2023, uma orientação presencial em janeiro de 2024 e nove orientações presenciais entre junho e agosto de 2024.

Os idiomas usados pelos participantes da USC incluem coreano, espanhol, chinês, vietnamita, cantonês, hindi, persa, tagalo, japonês, francês, alemão, grego, gujarati, italiano, português, russo, sueco e tailandês.

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Resultados: Suporte aprimorado para famílias que não falam inglês com um processo simplificado

Depois de ver uma demonstração do Wordly no Cvent Connect em 2023, a USC ficou impressionada com a facilidade de uso do Wordly. Os principais benefícios que levaram a USC a escolher o Wordly incluem:

• Preços acessíveis - Com um desconto educacional, a USC descobriu que o custo anual da Wordly era significativamente menor do que o fornecimento de serviços de tradução humana e atendia à necessidade de uma maior experiência de usuário‍
• Ampla variedade de idiomas - Com estudantes vindos de mais de 130 países, a USC precisava da capacidade de apoiar famílias que falavam uma grande variedade de idiomas, fornecendo áudio e legendas‍
• Facilidade de uso para os participantes - Os participantes simplesmente escaneiam um código QR e usar seus dispositivos móveis. Com tradutores humanos, você precisa usar equipamentos especializados e caros‍
• Facilidade de uso para funcionários - A USC não tem a mesma equipe de AV para eventos presenciais. Tudo o que eles precisam fazer agora é fornecer um dispositivo de conversão de áudio e instruções de configuração para as equipes de AV.

“O Wordly é um produto muito impressionante. Sempre que mostramos à equipe de audiovisuais do local do evento como funciona, a primeira reação é sempre: “Uau, isso é muito legal!”” — Christine D'Arcy, analista de negócios e administradora de eventos

• Traduções precisas - Saída de tradução de alta qualidade aprimorada pelo recurso de glossário personalizável do Wordly‍
• Integração simples com o Cvent - Os participantes podem acessar traduções e legendas ao vivo em vários idiomas com apenas um clique‍
• Suporte abrangente do Cvent - Fácil de fazer negócios e suporte rápido quando necessário

“É muito bom trabalhar com a equipe da Wordly e muito receptiva. Eles criaram um glossário personalizado para uso, o que foi um nível incrível de suporte que eu não esperava.” — Christine D'Arcy, analista de negócios e administradora de eventos

Sobre a Universidade do Sul da Califórnia (USC)

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A University of Southern California (USC) é uma instituição privada que foi fundada em 1880 e tem mais de 49.000 estudantes. Com sede em Los Angeles, a universidade atrai uma gama diversificada de estudantes, incluindo mais de 13.000 estudantes internacionais de países de todo o mundo.

Os programas do Escritório de Orientação gerenciam todos os programas para novos alunos, tanto de graduação quanto de pós-graduação, além de apoiar os familiares durante a transição de seus alunos para a universidade. O programa de orientação da USC é uma experiência totalmente híbrida, incluindo componentes virtuais e presenciais.

Christine D'Arcy gerencia a pilha de tecnologia de eventos do Office of Orientation Program, que oferece suporte a uma experiência híbrida de integração para mais de 10.000 estudantes e familiares. Christine também é responsável por identificar oportunidades para melhorar e agilizar os processos, as operações e as experiências dos participantes do evento.

Sobre Wordly

A Wordly é pioneira e líder em interpretação ao vivo, fornecendo uma solução de tradução e legenda de IA ao vivo de alta qualidade, segura, fácil de usar e acessível para comunicação em vários idiomas. O Wordly traduz dezenas de idiomas em tempo real, tornando as reuniões e eventos presenciais e virtuais mais inclusivos, acessíveis e envolventes.

Sua plataforma SaaS atende aos padrões de segurança e privacidade de nível corporativo e elimina a necessidade de intérpretes humanos ou equipamentos especiais. Milhões de usuários em milhares de organizações confiam no Wordly para tornar seus eventos e reuniões acessíveis a todos.

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