Comment l'Université de Californie du Sud (USC) a amélioré l'inclusivité pour les événements en personne et virtuels

Défi : trouver une solution de traduction rentable et conviviale

L'Université de Californie du Sud (USC) accueille un corps étudiant diversifié, avec des étudiants internationaux de plus de 130 pays, représentant plus de 25 % de sa population. Le programme d'orientation de l'USC vise à favoriser les liens entre les étudiants et leurs familles grâce à des expériences inclusives, conformément aux valeurs fondamentales de l'université que sont l'intégrité, l'excellence, la diversité, l'équité, l'inclusion, le bien-être, la communication ouverte et la responsabilité.

Cependant, l'USC était confrontée à un défi de taille : le manque de logements pour les étudiants ayant besoin d'une transcription ou d'une traduction lors d'événements en direct a entravé sa mission de créer une expérience étudiante équitable. Ceux-ci en personne services de traduction sont très coûteux et ne répondent qu'aux besoins des étudiants qui en font la demande plusieurs jours avant l'événement.

Ils ont également reçu de nombreuses demandes de traducteurs pour accompagner un invité lorsqu'il était séparé de ses étudiants pendant les événements. Ils ne disposaient pas du personnel, du budget ou de la capacité nécessaires pour répondre à tous les besoins lors des présentations en direct, ce qui signifie que les familles non anglophones ne pouvaient pas participer pleinement au processus d'orientation.

Ils souhaitaient pouvoir promouvoir un service de traduction dans leurs supports marketing, sans qu'il soit nécessaire qu'un étudiant ou un invité demande le service à l'avance, afin d'améliorer l'expérience globale et de rendre tous les événements en présentiel plus accessibles.

Il est important pour l'équipe de l'USC de veiller à ce que les invités puissent participer aux côtés de leurs étudiants, car le fait de disposer d'un réseau de soutien engagé a facilité la transition vers l'université. Cependant, l'USC ne disposait d'aucune donnée fiable sur la fréquence et les langues dans lesquelles les services de traduction étaient souhaités, ce qui a rendu la planification difficile.

Ils souhaitaient une solution qui faciliterait traduction en direct en plusieurs langues, permettant aux participants d'accéder aux sous-titres ou à l'audio dans la langue de leur choix. En outre, l'entreprise recherchait un système qui s'intégrerait parfaitement à sa plateforme de gestion d'événements existante, Cvent, et qui prendrait en charge les événements virtuels et présentiels.

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Solution : transformer les événements avec Wordly

L'USC a sélectionné la solution de traduction et de sous-titrage IA en direct de Wordly pour soutenir ses programmes d'orientation. La plateforme élimine le besoin d'interprètes humains ou d'équipements spécialisés, offrant un moyen simple et rentable de fournir traduction en temps réel dans plusieurs langues.

Les participants peuvent facilement sélectionner leur langue préférée à l'aide de leur smartphone ou de leur ordinateur, en accédant à l'audio ou aux sous-titres en temps réel. Le modèle de tarification tout compris de Wordly était particulièrement attrayant, car il a permis à l'USC de proposer un large éventail de langues sans incertitude ni coûts supplémentaires.

L'USC a utilisé Wordly pour soutenir les orientations en personne, en particulier les sessions destinées aux membres de la famille, ainsi que de nombreux webinaires en direct organisés via le Attendee Hub de Cvent et les outils Studio Advanced.

« L'utilisation de Wordly nous permet d'aligner nos programmes sur les valeurs unificatrices de diversité, d'équité et d'inclusion de l'USC. Nous pouvons dire en toute confiance aux participants que des services de sous-titrage et de traduction basés sur l'IA seront disponibles. » — Christine D'Arcy, analyste commerciale et administratrice d'événements

À ce jour, l'USC a proposé plus de 50 heures de Sous-titrage AI et traduction via Wordly, utilisée par plus de 700 participants. Cela comprend deux webinaires d'orientation diffusés en direct en novembre 2023, une orientation en personne en janvier 2024 et neuf séances d'orientation en personne entre juin et août 2024.

Les langues utilisées par les participants de l'USC sont le coréen, l'espagnol, le chinois, le vietnamien, le cantonais, l'hindi, le persan, le tagalog, le japonais, le français, l'allemand, le grec, le gujarati, l'italien, le portugais, le russe, le suédois et le thaï.

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Résultats : Un meilleur soutien aux familles non anglophones grâce à un processus rationalisé

Après avoir assisté à une démonstration de Wordly à Cvent Connect en 2023, l'USC a été impressionnée par la facilité d'utilisation de Wordly. Les principaux avantages qui ont conduit l'USC à sélectionner Wordly sont les suivants :

• Prix abordables - Grâce à une réduction éducative, l'USC a constaté que le coût annuel de Wordly était nettement inférieur à celui de la fourniture de services de traduction humaine et répondait au besoin d'une expérience utilisateur plus étendue‍
• Large éventail de langues - Avec des étudiants venant de plus de 130 pays, l'USC avait besoin de pouvoir aider les familles parlant une grande variété de langues, en fournissant à la fois du son et des sous-titres‍
• Facilité d'utilisation pour les participants - Les participants scannent simplement un code QR et utilisent leur appareil mobile. Avec des traducteurs humains, vous devez utiliser un équipement spécialisé et coûteux‍
• Facilité d'utilisation pour le personnel - L'USC n'a pas le même personnel audiovisuel pour les événements en présentiel. Il ne leur reste plus qu'à fournir un appareil de conversion audio et des instructions de configuration aux équipes audiovisuelles.

« Wordly est un produit très impressionnant. Chaque fois que nous montrons comment cela fonctionne au personnel audiovisuel de notre lieu d'événement, la première réaction est toujours : « Waouh, c'est trop cool ! » » — Christine D'Arcy, analyste commerciale et administratrice d'événements

• Traductions précises - Des résultats de traduction de haute qualité améliorés par la fonction de glossaire personnalisable de Wordly‍
• Intégration simple à Cvent - Les participants peuvent accéder à des traductions en direct et à des sous-titres dans de nombreuses langues en un seul clic‍
• Assistance complète en matière d'événements - Il est facile de faire affaire avec lui et offre une assistance rapide en cas de besoin

« Il est vraiment agréable de travailler avec l'équipe de Wordly et elle est très réactive. Ils ont créé un glossaire personnalisé à utiliser, ce qui représentait un niveau de support incroyable auquel je ne m'attendais pas. » — Christine D'Arcy, analyste commerciale et administratrice d'événements

À propos de l'Université de Californie du Sud (USC)

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L'Université de Californie du Sud (USC) est une institution privée fondée en 1880 et qui compte plus de 49 000 étudiants. Basée à Los Angeles, l'université attire un large éventail d'étudiants, dont plus de 13 000 étudiants internationaux du monde entier.

Le Bureau des programmes d'orientation gère tous les programmes destinés aux nouveaux étudiants, tant aux cycles supérieurs qu'au premier cycle, et soutient les membres de la famille pendant la transition de leurs étudiants vers l'université. Le programme d'orientation de l'USC est une expérience totalement hybride, comprenant des volets virtuels et en personne.

Christine D'Arcy gère la technologie événementielle du programme du Bureau de l'orientation, qui permet une expérience d'intégration hybride pour plus de 10 000 étudiants et membres de leur famille. Christine est également chargée d'identifier les opportunités d'amélioration et de rationalisation des processus, des opérations et de l'expérience des participants lors des événements.

À propos de Wordly

Wordly est le pionnier et le leader de l'interprétation en direct, fournissant une solution de traduction et de sous-titrage par IA en direct de haute qualité, sécurisée, facile à utiliser et abordable pour communiquer dans plusieurs langues. Wordly traduit des dizaines de langues en temps réel, rendant ainsi les réunions et événements en personne et virtuels plus inclusifs, accessibles et attrayants.

Sa plateforme SaaS répond aux normes de sécurité et de confidentialité de niveau entreprise et élimine le besoin d'interprètes humains ou d'équipements spéciaux. Des millions d'utilisateurs dans des milliers d'organisations font confiance à Wordly pour rendre leurs événements et réunions accessibles à tous.

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