Cómo utilizar los campos personalizados de Wordly para mejorar los informes posteriores a eventos

Muchas organizaciones empresariales ofrecen traducción y subtítulos en vivo en sus reuniones y eventos para impulsar la productividad y la accesibilidad. Wordly facilita la configuración y gestión del acceso a idiomas en una amplia variedad de formatos de eventos, con baja latencia y resultados de alta calidad para cada sesión. 

Pero una gran traducción es solo la mitad de la ecuación. También necesita realizar un seguimiento y gestionar el uso para asegurarse de que sus recursos se estén implementando de manera eficiente. Es por eso que seguimos mejorando la plataforma Wordly para que sea más fácil para los equipos gestionar su uso.

Por qué son importantes los datos de uso limpios

Si alguna vez ha generado un informe de uso y ha encontrado el mismo centro de costos ingresado de cinco formas diferentes, como "Ventas", "ventas", "VENTAS-01" y una entrada con un error tipográfico, entonces conoce el costo real de los datos desorganizados. Alguien tiene que limpiar eso antes de que los números sean útiles, y a escala empresarial , ese tiempo de limpieza se acumula rápidamente.

Los campos personalizados de Wordly solucionan este problema desde el origen. Esta guía le explicará qué son los campos personalizados, por qué debería usarlos y cómo las actualizaciones recientes hacen que la gestión de los datos de sus sesiones de Wordly sea más fácil que nunca.

Qué hacen los campos personalizados y por qué usarlos

Los campos personalizados le permiten adjuntar metadatos adicionales a una sesión de Wordly, como un código de facturación, el nombre de un departamento o un ID de evento. Si su organización realiza docenas o cientos de sesiones en diferentes regiones y equipos, los campos personalizados le permiten realizar un seguimiento y organizar sus datos de uso de manera efectiva. 

Estas son las formas clave en que los equipos utilizan los campos personalizados:

• Etiquetar sesiones por departamento o centro de costos para que el departamento de finanzas pueda asignar el uso sin tener que cruzar datos de una hoja de cálculo.‍
• Realizar un seguimiento de los nombres de conferencias o eventos en docenas de sesiones dirigidas por diferentes presentadores, para que todo se consolide de forma ordenada en un solo informe.‍
• Marcar sesiones por región o unidad de negocio para comparar las tendencias de uso en toda una organización global.‍
• Requerir un código de proyecto al crear una sesión para que nada se registre sin el contexto necesario.

Los administradores de la organización pueden configurar todo esto por su cuenta y, una vez configurado, cada nueva sesión hereda automáticamente los campos requeridos. Son una parte de la plataforma Wordly, donde la gestión de sesiones, los glosarios y los informes se encuentran en un mismo lugar.

Novedades: datos más limpios y gestión de autoservicio

Los campos personalizados de Wordly se han actualizado recientemente para que la gestión de los datos de la organización sea más sencilla y flexible.

Para que la introducción de datos sea aún más precisa, los administradores pueden elegir entre varios tipos de campos al crear campos personalizados:

• Texto — entrada de formato libre para nombres, códigos o notas‍
• Numérico — para valores como números de factura o recuentos de personas, bloqueando automáticamente los caracteres no numéricos‍
• Selección única — un menú desplegable con opciones predefinidas, para que los usuarios elijan de una lista coherente en lugar de escribir texto libre‍
• Selección múltiple — para sesiones que necesitan ser etiquetadas con más de un valor a la vez

Los administradores también pueden marcar cualquier campo como obligatorio, lo que impide la creación de la sesión hasta que se rellene, y establecer un valor predeterminado para ahorrar un paso a los usuarios. En conjunto, es mucho más difícil cometer errores con un menú desplegable de centros de costes aprobados que con un cuadro de texto libre, lo que garantiza que cada sesión se etiquete de forma coherente.

Campos personalizados se unen a glosarios personalizados como otra forma de estandarizar el uso de Wordly en su organización: uno para la precisión terminológica y el otro para la precisión en los informes.

Gestión autónoma, sin esperas

Los campos personalizados ahora cuentan con una página dedicada en las herramientas de administración de la organización dentro del Portal, accesible directamente desde el menú lateral izquierdo. Los administradores de la organización pueden crear, editar y eliminar campos directamente, y los cambios se reflejan de inmediato en todas las sesiones.

Si su organización ya tenía campos personalizados vinculados a perfiles individuales, estos se han migrado automáticamente a esta misma página a nivel de organización. Los nombres, tipos y valores de sus campos existentes se conservan sin pérdida de datos, y todas las sesiones que ya utilizaban dichos campos seguirán funcionando exactamente igual que antes.

Por qué esto es importante al escalar con Espacios de trabajo

Espacios de trabajo de Wordly ofrece a las organizaciones un lugar centralizado para estandarizar y gestionar la traducción en vivo a gran escala, en lugar de dejarlo en manos de usuarios individuales. Del mismo modo que los Espacios de trabajo permiten una gestión centralizada de la terminología y los glosarios para mantener la coherencia, los campos personalizados estructurados permiten a las organizaciones mantener la coherencia en sus datos de informes, sin importar cuántos equipos o regiones generen sesiones. Es parte de la misma base que permite a Wordly cumplir con estándares de seguridad y cumplimiento empresarial a gran escala.

Para un administrador de la organización que gestiona sesiones en distintas regiones, unidades de negocio o tipos de eventos, esto significa:

• Informes más limpios, menos trabajo de depuración. Los tipos de campos estructurados, como Selección única y Selección múltiple, mejoran el análisis administrativo al reducir las inconsistencias del texto libre que dificultan la conciliación de los informes de uso.
• Cambios más rápidos. Añada un nuevo centro de costes o categoría de evento en el momento en que lo necesite, directamente desde el Portal.
• Un solo sistema para toda la organización. Tanto si su organización está centralizando la gestión de sesiones mediante Espacios de trabajo como si simplemente está realizando un seguimiento del uso entre departamentos, sus campos personalizados ahora se encuentran en el mismo lugar que el resto de sus funciones administrativas a nivel de organización.

Primeros pasos

Si eres administrador de la organización, encontrarás la nueva página de Campos personalizados en el menú lateral izquierdo del portal, dentro de tus herramientas de administración. Desde allí, puedes añadir campos, elegir un tipo, marcarlos como obligatorios y establecer valores predeterminados para toda tu organización.

Para obtener instrucciones de configuración paso a paso, visita nuestro artículo del Centro de ayuda sobre la configuración de campos personalizados.

¿Quieres ver cómo los campos personalizados se integran en un entorno más amplio y seguro para gestionar sesiones multilingües en toda tu organización? Más información sobre los espacios de trabajo de Wordly o solicita una demostración para verlo en acción.