Wordlyカスタムフィールドを活用したイベント後のレポート強化方法

多くの企業が、生産性とアクセシビリティを向上させるために、会議やイベントでリアルタイムの翻訳や字幕を提供しています。Wordlyを活用すれば、あらゆる形式のイベントにおいて、低遅延かつ高品質な翻訳を簡単に設定・管理でき、すべてのセッションで言語の壁を取り払うことができます。 

しかし、優れた翻訳だけでは十分ではありません。リソースが効率的に活用されているかを確認するために、利用状況を追跡・管理する必要があります。そのため、私たちはチームがより簡単に利用状況を管理できるよう、Wordlyプラットフォームの強化を続けています。

クリーンな利用データが重要な理由

利用レポートを作成した際、「Sales」、「sales」、「SALES-01」、あるいは入力ミスのある項目など、同じコストセンターがバラバラに記録されていた経験はありませんか？整理されていないデータがもたらす弊害は深刻です。数値として活用するには誰かが手作業で修正しなければならず、 エンタープライズ 規模の組織では、その修正にかかる時間は膨大なものになります。

Wordlyのカスタムフィールド機能は、この問題を根本から解決します。本ガイドでは、カスタムフィールドの概要や導入のメリット、そして最新のアップデートによってWordlyのセッションデータ管理がいかに簡単になったかを解説します。

カスタムフィールドの役割と活用メリット

カスタムフィールドを使用すると、請求コード、部署名、イベントIDなどのメタデータをWordlyセッションに追加できます。組織全体で数十から数百ものセッションを地域やチームをまたいで実施する場合、カスタムフィールドを活用することで、利用データを効率的に追跡・整理することが可能になります。 

チームがカスタムフィールドを活用する主な方法は以下の通りです。

• 部署やコストセンターによるセッションのタグ付け これにより、経理部門はスプレッドシートと照らし合わせることなく、利用状況を正確に割り当てることができます。‍
• 会議やイベント名の追跡 異なるプレゼンターが実施する多数のセッションを横断的に管理し、レポートに一括して集計できるようにします。‍
• 地域やビジネスユニットによるセッションの分類 グローバル組織全体で利用傾向を比較・分析するために役立ちます。‍
• セッション作成時のプロジェクトコード入力の必須化 必要なコンテキストなしにログが記録されることはありません。

これらはすべて組織の管理者が自身で設定可能であり、一度設定すれば、新しいセッションには必要なフィールドが自動的に継承されます。これらは、より広範な Wordlyプラットフォームの一部であり、セッション管理、用語集、レポート機能がすべて一元化されています。

新機能アップデート：データのクリーン化とセルフサービス管理

Wordlyのカスタムフィールドがアップグレードされ、組織データの管理がよりシンプルかつ柔軟になりました。

データ入力をより正確にするため、管理者はカスタムフィールド作成時にいくつかのフィールドタイプを選択できます。

• テキスト — 名前、コード、メモなどを自由に入力可能‍
• 数値 — 請求書番号や人数などの値用。数値以外の文字は自動的にブロックされます‍
• 単一選択 — 定義済みのオプションから選択するドロップダウン形式。自由入力ではなく一貫したリストから選択できます‍
• 複数選択 — 複数の値を一度にタグ付けする必要があるセッション用

管理者は任意のフィールドを「必須」に設定して入力漏れを防ぐことができるほか、デフォルト値をあらかじめ設定してユーザーの手間を省くことも可能です。例えば、承認済みのコストセンターをドロップダウンから選択するようにすれば、自由入力欄よりもミスが大幅に減り、すべてのセッションに一貫したタグ付けが可能になります。

カスタムフィールドの導入 カスタム用語集 組織におけるWordlyの利用を標準化するためのもう一つの方法として、用語の正確性を高める用語集と、レポートの正確性を高めるカスタムフィールドをご活用いただけます。

待ち時間なしで、自分で管理

カスタムフィールドは、ポータルの組織管理者ツール内の専用ページに集約され、左側のメニューから直接アクセスできるようになりました。組織管理者はフィールドの作成、編集、削除を直接行うことができ、変更内容はセッションに即座に反映されます。

以前から個人のプロフィールに紐付いたカスタムフィールドをご利用の場合、それらは自動的にこの組織レベルのページへ移行されています。既存のフィールド名、タイプ、値はデータ損失なく引き継がれ、それらのフィールドを使用していた既存のセッションもこれまで通り問題なく動作します。

ワークスペースでの拡張において、これが重要な理由

Wordlyワークスペース は、個々のユーザーに任せるのではなく、組織全体でライブ翻訳を標準化・管理するための統合的な場所を提供します。ワークスペースが用語集の一元管理をサポートして用語の整合性を保つのと同様に、構造化されたカスタムフィールドを使用することで、チームや地域を問わず、組織全体でレポートデータの整合性を維持できます。これは、Wordlyが エンタープライズレベルのセキュリティおよびコンプライアンス基準 を大規模に満たすための基盤の一部です。

地域、事業部門、イベントタイプを横断してセッションを管理する組織管理者にとって、これは以下のメリットを意味します。

• レポートのクリーン化と作業の効率化。 「単一選択」や「複数選択」といった構造化されたフィールドタイプにより、自由記述による不整合が減り、利用状況レポートの照合が容易になるため、管理者の分析精度が向上します。
• 迅速な変更。 新しいコストセンターやイベントカテゴリが必要になった際、ポータルから直接すぐに追加できます。
• 組織全体で一つのシステム。 ワークスペースでセッション管理を一元化する場合でも、単に部門ごとの利用状況を追跡する場合でも、カスタムフィールドは他の組織レベルの管理機能と同じ場所で一元管理されます。

利用を開始する

組織管理者の方は、ポータル左側のメニューにある「組織管理ツール」から、新しい「カスタムフィールド」ページにアクセスできます。そこからフィールドの追加、タイプの選択、必須項目の設定、組織全体でのデフォルト値の設定を行うことが可能です。

設定手順の詳細については、以下の ナレッジセンターの「カスタムフィールドの設定」に関する記事をご覧ください。

カスタムフィールドを活用して、組織全体で多言語セッションを管理するための、より包括的で安全な環境を構築する方法にご興味がありますか？ Wordlyワークスペースの詳細はこちら または デモをリクエスト して、実際の動作をご確認ください。