Comment utiliser les champs personnalisés Wordly pour des rapports post-événement optimisés

De nombreuses grandes entreprises proposent la traduction et le sous-titrage en direct lors de leurs réunions et événements pour améliorer la productivité et l'accessibilité. Wordly facilite la configuration et la gestion de l'accès linguistique pour une grande variété de formats d'événements, avec une faible latence et une qualité de rendu optimale pour chaque session. 

Mais une excellente traduction ne représente que la moitié du travail. Vous devez également suivre et gérer l'utilisation pour vous assurer que vos ressources sont déployées efficacement. C'est pourquoi nous continuons d'améliorer la plateforme Wordly afin de simplifier la gestion de l'utilisation pour les équipes.

Pourquoi des données d'utilisation propres sont essentielles

Si vous avez déjà généré un rapport d'utilisation et constaté que le même centre de coûts était saisi de cinq manières différentes, comme « Ventes », « ventes », « VENTES-01 » ou avec une faute de frappe, vous connaissez le coût réel des données désorganisées. Quelqu'un doit nettoyer tout cela avant que les chiffres ne soient exploitables, et à l'échelle d'une grande entreprise , ce temps de nettoyage s'accumule rapidement.

Les champs personnalisés de Wordly règlent ce problème à la source. Ce guide vous expliquera ce que sont les champs personnalisés, pourquoi vous devriez les utiliser et comment les récentes mises à jour rendent la gestion de vos données de session Wordly plus simple que jamais.

À quoi servent les champs personnalisés et pourquoi les utiliser

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des métadonnées supplémentaires à une session Wordly, telles qu'un code de facturation, un nom de département ou un identifiant d'événement. Si votre organisation gère des dizaines ou des centaines de sessions à travers différentes régions et équipes, les champs personnalisés vous permettent de suivre et d'organiser efficacement vos données d'utilisation. 

Voici les principales façons dont les équipes utilisent les champs personnalisés :

• Marquer les sessions par département ou centre de coûts afin que le service financier puisse allouer l'utilisation sans avoir à croiser des feuilles de calcul.‍
• Suivre les noms des conférences ou des événements à travers des dizaines de sessions animées par différents présentateurs, afin que tout soit regroupé proprement dans un seul rapport.‍
• Identifier les sessions par région ou unité commerciale pour comparer les tendances d'utilisation au sein d'une organisation mondiale.‍
• Exiger un code de projet lors de la création d'une session afin que rien ne soit enregistré sans le contexte nécessaire.

Les administrateurs de l'organisation peuvent configurer tout cela eux-mêmes. Une fois paramétrés, chaque nouvelle session hérite automatiquement des champs requis. Ils font partie intégrante de la plateforme Wordly, où la gestion des sessions, les glossaires et les rapports sont centralisés au même endroit.

Nouvelles mises à jour : des données plus propres et une gestion en libre-service

Les champs personnalisés Wordly ont été récemment améliorés pour rendre la gestion des données organisationnelles plus simple et plus flexible.

Pour une saisie de données encore plus précise, les administrateurs peuvent choisir parmi plusieurs types de champs distincts lors de la création de champs personnalisés :

• Texte — saisie libre pour les noms, codes ou notes‍
• Numérique — pour des valeurs telles que les numéros de facture ou les effectifs, avec blocage automatique des caractères non numériques‍
• Choix unique — une liste déroulante d'options prédéfinies, permettant aux utilisateurs de choisir dans une liste cohérente plutôt que de saisir du texte libre‍
• Sélection multiple — pour les sessions nécessitant d'être marquées avec plusieurs valeurs à la fois

Les administrateurs peuvent également définir n'importe quel champ comme obligatoire, ce qui bloque la création de la session tant qu'il n'est pas rempli, et définir une valeur par défaut pré-remplie pour faire gagner du temps aux utilisateurs. En somme, il est bien plus difficile de se tromper avec une liste déroulante de centres de coûts approuvés qu'avec une zone de texte libre, ce qui garantit que chaque session est marquée de manière cohérente.

Les champs personnalisés rejoignent les glossaires personnalisés comme un autre moyen de standardiser l'utilisation de Wordly au sein de votre organisation, l'un pour la précision terminologique, l'autre pour la précision des rapports.

Gérez-les vous-même, sans attente

Les champs personnalisés disposent désormais d'une page dédiée dans les outils d'administration de l'organisation du portail, accessible directement depuis le menu latéral gauche. Les administrateurs peuvent créer, modifier et supprimer des champs directement, les changements étant répercutés immédiatement sur toutes les sessions.

Si votre organisation possédait déjà des champs personnalisés liés à des profils individuels, ceux-ci ont été automatiquement migrés vers cette même page au niveau de l'organisation. Les noms, types et valeurs de vos champs existants sont conservés sans perte de données, et toutes les sessions utilisant déjà ces champs continuent de fonctionner exactement comme avant.

Pourquoi est-ce important pour votre mise à l'échelle avec les espaces de travail

Espaces de travail Wordly offrent aux organisations un lieu unique pour standardiser et gérer la traduction en direct à grande échelle, plutôt que de laisser cette tâche aux utilisateurs individuels. Tout comme les espaces de travail prennent en charge la gestion centralisée de la terminologie et des glossaires pour assurer la cohérence des termes, les champs personnalisés structurés permettent aux organisations de maintenir la cohérence de leurs données de rapport, quel que soit le nombre d'équipes ou de régions générant des sessions. Cela fait partie de la même base qui permet à Wordly de répondre aux normes de sécurité et de conformité des entreprises à grande échelle.

Pour un administrateur gérant des sessions entre différentes régions, unités commerciales ou types d'événements, cela signifie :

• Des rapports plus propres, moins de nettoyage. Les types de champs structurés, tels que le choix unique et la sélection multiple, améliorent les analyses administratives en réduisant les incohérences liées au texte libre qui rendent les rapports d'utilisation plus difficiles à réconcilier.
• Des changements plus rapides. Ajoutez un nouveau centre de coûts ou une nouvelle catégorie d'événement dès que vous en avez besoin, directement depuis le portail.
• Un système unique, à l'échelle de l'organisation. Que votre organisation centralise la gestion des sessions via les espaces de travail ou qu'elle se contente de suivre l'utilisation par département, vos champs personnalisés se trouvent désormais au même endroit que vos autres outils d'administration au niveau de l'organisation.

Pour commencer

En tant qu'administrateur d'organisation, vous trouverez la nouvelle page Champs personnalisés dans le menu latéral gauche du portail, sous vos outils d'administration. Vous pourrez y ajouter des champs, choisir leur type, les définir comme obligatoires et configurer des valeurs par défaut pour l'ensemble de votre organisation.

Pour des instructions de configuration étape par étape, consultez notre article du Centre de connaissances sur la configuration des champs personnalisés.

Vous souhaitez découvrir comment les champs personnalisés s'intègrent dans un environnement sécurisé plus large pour gérer des sessions multilingues au sein de votre organisation ? En savoir plus sur les espaces de travail Wordly ou demandez une démonstration pour les voir en action.